El funcionario, de quien depende la Secretaría de Modernización que llevó adelante la iniciativa, destacó que el GDE “va a permitir llegar más rápido a las demandas de la gente, cuidando el ambiente y ahorrando plata”.“En un hecho histórico, el gobernador Rogelio Frigerio firmó el primer expediente digital”, dijo por su parte el secretario de Modernización de Entre Ríos, Emanuel Gainza, tras la firma que se registró en el despacho del gobernador y del que también participó el secretario de Comunicación, Sergio Kneeteman.Allí, Gainza resaltó que es un hecho histórico porque después de cientos de años de trabajar con el mismo sistema de papel “estamos entrando en una era digital y es un cambio que va a tener un impacto en la velocidad y en la trazabilidad de todos los expedientes que utiliza la administración pública”. Asimismo, destacó que detrás de este hito que parece algo simple o de un día, “hay mucho trabajo puesto atrás en este primer año de gestión”. Precisó que se capacitaron en este tiempo 2.100 agentes de la provincia para poder utilizar el sistema. “Eso habla también de la importancia que tiene para nosotros que el recurso humano tenga las herramientas para utilizar el expediente electrónico”, indicó. Inmediatamnete, explicó que en esta puesta en marcha, se entregaron 600 firmas digitales, “también en tiempo récord”, y recordó que cuando asumieron la gestión solamente el 4 por ciento de los funcionarios tenían firma digital, hoy es casi el 80 por ciento que tienen firma digital para poder utilizar el sistema y además “compramos infraestructura lo que permitió que ahora todo lo que se tramita de manera papel progresivamente va a empezar a ser digital”. Apuntó que la provincia ya cuenta “como guardar esa documentación de manera 100 por ciento digital”. El secretario puntualizó que fue necesaria la capacitación del personal, porque “podemos tener el mejor sistema pero si la gente y el recurso humano no aprende a utilizarlo, claramente vamos a ir al fracaso, por eso fue tan importante que nos hayamos centrado en la capacitación de los agentes”.Reiteró que esta implementación es progresiva, “a partir del año que viene, vamos ir trámite por trámite ya que hay más de 500 que digitalizar, será paulatinamente también acompañado por nuevos planes de capacitación presenciales, virtuales, asincrónicos, pero siempre con el objetivo de que el recurso humano cuente con las herramientas para utilizar este sistema”. El sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) es la plataforma digital que está implementando el gobierno provincial para crear, almacenar y compartir documentos oficiales de manera electrónica. A través de este sistema, los trámites administrativos se realizarán progresivamente de forma digital, eliminando el uso de papel y mejorando la eficiencia de los procesos gubernamentales. Este sistema de Gestión Documental Electrónica es el que utiliza el Estado Nacional.

El Sistema de Gestión de Expedientes es una iniciativa del Ejecutivo provincial que la Secretaría de Modernización diseñó a través de la Dirección General de Informática.

Al respecto, la secretaria de Modernización, Lucrecia Escandón, sostuvo que �Seste sistema se pudo implementar gracias al apoyo y el compromiso con la innovación pública del gobernador Gustavo Bordet⬝.

Sobre el proyecto, aseguró que �Sademás del desarrollo tecnológico, el nuevo sistema implica todo un cambio cultural en las prácticas de las y los trabajadores, porque estamos hablando de la tramitación de 200.000 expedientes anuales en formato digital y la capacitación de todos los agentes que utilizan el sistema, la cual venimos llevando adelante hace algunos meses⬝.

Concretamente, la nueva plataforma permite gestionar y seguir todas las actuaciones y expedientes del sector público provincial de manera digital, además de posibilitar que la ciudadanía realice el seguimiento de sus trámites de forma más sencilla, por ejemplo, el estado de una jubilación, el área/repartición en que se encuentra un expediente de solicitud de una beca estudiantil o de un seguro de vida, lo que redunda en mayores niveles de transparencia del proceso como de resolución administrativa.

Cambio cultural

Asimismo, Escandón aseguró que �Slos objetivos del Sistema se enmarcan en las políticas de innovación pública que estamos llevando adelante en busca de la transformación digital del Estado provincial. Lo que conlleva, sobre todo, comenzar a tener otras prácticas y visiones sobre nuestro trabajo cotidiano y sobre el Empleo Público en particular, para que no solo la ciudadanía acceda a tramitaciones más simplificadas, sino que las y los trabajadores también puedan realizar sus tareas laborales de forma ágil y sencilla. Ello da como resultado una mejor relación del Estado con las y los entrerrianos, es decir, una mejor calidad de lo público.⬝

En relación con el impacto, desde el organismo destacaron que a los beneficios de mayor transparencia, eficiencia y eficacia dado el acortamiento de los plazos que demandan los trámites, se suman el aporte a la despapelización de las oficinas públicas y la liberación de espacios de Archivo con documentación en papel, generando mejores ambientes y espacios de trabajo; mayor seguridad jurídica, inmutabilidad e integralidad de documentos públicos, así como el ahorro de recursos estatales vinculados al uso de papel, archivos y transporte de expedientes, entre otras ventajas.

Para más información, se puede ingresar al Sistema de Gestión de Expedientes en la página web de la Secretaría de Modernización.

Como así también la incorporación de tecnologías como la digitalización, la despapelización y la firma digital. Esta iniciativa del Ejecutivo provincial fue presentada por la secretaria de Modernización, Lucrecia Escandón, y su equipo técnico de trabajo ante la Comisión de Legislación General de la Cámara de Diputados.

Convocada por la presidenta de la Comisión de Legislación General de la Cámara de Diputados, Carina Ramos, la secretaria de Modernización, Lucrecia Escandón, junto al subsecretario de Modernización Administrativa, Mariano Maffei, y la coordinadora de Asuntos Legales, Soledad Price, expuso los alcances de la iniciativa que se elaboró y traccionó desde su cartera junto a la Secretaría General de la Gobernación y la Secretaría Legal y Técnica. Fue bajo la modalidad virtual y desde el Centro Provincial de Convenciones. �SEs un proyecto que apunta a un cambio cultural sobre el cómo trabajamos en el Estado Provincial y que involucra hábitos y prácticas cotidianas. La finalidad es generar un sistema de administración pública más eficiente, eficaz, transparente y que simplifique los trámites para el ciudadano y también el trabajo diario de los agentes públicos⬝, sintetizó la funcionaria.

En relación con el impacto, la secretaria de Modernización transmitió a los legisladores que �Seste proyecto de ley buscar fortalecer la gestión pública porque contribuye en diversas aspectos, como la despapelización, la seguridad jurídica, inmutabilidad e integralidad de los documentos públicos, la transparencia y accesibilidad, la simplificación de los procesos administrativos, el acortamiento de los tiempos de tramitación, el ahorro de recursos públicos �refiriéndose al uso de papel, archivos y transporte de expedientes- la tramitación a distancia y la incorporación de la notificación electrónica, entre otras ventajas⬝, remarcó.

En referencia a la implementación, Escandón advirtió que �Shabrá un tiempo de convivencia entre la tramitación del expediente digital y el de papel. Es un proyecto de mediano y largo plazo⬝, y adelantó que será necesario tener conformado un equipo de capacitadores y de mesas de ayuda para llegar a todos los organismos de la administración pública provincial. �SHoy el sistema de seguimiento de expediente tiene aproximadamente 3000 usuarios, y entendemos que esto se duplicará o triplicará �S, acotó.

                                                                                                                                                                     El Proyecto

Escandón brindó detalles del trabajo que se viene realizando desde una mirada que hace foco en la innovación como proceso necesario en la administración pública, y que, si bien demanda la incorporación de tecnología, éste no es tan sólo un proyecto tecnológico, sino que involucra una importante dimensión cultural y otra normativa⬝.

Sobre esta última dimensión, la secretaria de Modernización explicó que �Sse hizo un análisis profundo con los equipos legales tomando antecedentes de la administración nacional y otras provincias que avanzaron ya en la implementación del expediente electrónico, para evaluar la necesidad o no de modificar la Ley Nº 7.060 de Procedimiento Administrativo⬝. En este sentido, explicó que el proyecto tiene seis articulados que refieren al ámbito de aplicación, la incorporación del domicilio y las notificaciones electrónicas, a las autoridades de aplicación, vigencia y comunicación al Poder Ejecutivo, dejando en claro que no se alterará la Ley N° 7.060⬝. En lo que refiere al aspecto cultural, la funcionaria dijo que �Sllevamos adelante una serie de encuentros con actores claves como la Contaduría General, el Tribunal de Cuentas y hemos visto la experiencia del Poder Judicial en contexto de pandemia, entre otros⬝. Mencionó luego que se concretaron capacitaciones sobre firma digital, una de las herramientas que incorporaría el nuevo sistema de expediente electrónico.

Recordó la adhesión a la normativa nacional y la creación de la Autoridad de Registro de firma digital, primero en la Secretaría de Modernización y luego en la Cámara de Diputados de Entre Ríos. �SSe han otorgado más de 300 firmas digitales en el sector público y privado, y hemos capacitado organismos para la implementación y corroboración de firma⬝, indicó.

Finalmente, se refirió a la dimensión tecnológica al mencionar el diseño del sistema y la infraestructura necesaria para dar soporte a un volumen de digitalización e información importante.

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Expedientes y tramitaciones

Dicho esto, el equipo técnico de la Secretaría de Modernización brindó algunas precisiones en torno a lo que es un expediente electrónico y sobre el volumen de tramitaciones que hoy lleva adelante la administración. �SEl conjunto de documentos que componen un expediente electrónico son documentos que nacen y mueren digitalmente, y para tener idea el volumen de tramitaciones que lleva adelante la administración, en 2019 la administración pública provincial generó alrededor de 194.000 expedientes en formato papel; 131.000 en el contexto de 2020 y con alrededor 2,5 millones de movimientos, 862 temáticas diferentes e involucrados entre 73 y 58 organismos de la administración pública⬝, detalló Escandón antes de comentar que estas cifras se desprenden del sistema de seguimiento de expedientes vigente desde 1994 y a partir del cual �Sse trabaja para dar el saldo hacia el expediente electrónico⬝.

Comentó luego que por cada expediente que genera la administración pública a raíz de un requerimiento ciudadano, �Sse generan cuatro expedientes propios de tramitaciones internas⬝, y las temáticas más frecuentes �Stienen que ver con recursos humanos y pagos⬝.

Por tal motivo, los actos realizados gozarán de idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales, y alcanza a la administración central, organismos descentralizados, empresas y sociedades del Estado o toda organización pública con personalidad jurídica y patrimonio propio.

Desde el gobierno provincial, se entiende que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del sector público provincial requiere la implementación paulatina y progresiva de sistemas electrónicos de gestión de los expedientes y procedimientos de la administración pública con el objetivo de lograr una mayor eficiencia, transparencia y accesibilidad, celeridad en los trámites, integración e interoperabilidad de los sistemas de información elevando en definitiva la calidad de la gestión de gobierno. Los nuevos principios del procedimiento administrativo son la simplificación administrativa, digitalización y accesibilidad.

Asimismo, se destaca que la digitalización de documentos y expedientes posee ventajas jurídicas y administrativas que garantizan su mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio y/o volumen físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta. Garantiza altos niveles de confianza e integridad, preservando la estabilidad, accesibilidad permanente, inmutabilidad e inalterabilidad de los documentos asegurando su integridad y disponibilidad. Por tal motivo, y en el marco del proceso continuo de mejora en el funcionamiento del servicio de la Administración Pública, se propone realizar de manera sistemática y progresiva la digitalización de datos, documentos y procedimientos, así como la instauración de las firmas digital y electrónica cuya validez jurídica encuentra sustento en diversas leyes nacionales y provinciales. Normas que, además, constituyen la infraestructura tecnológica necesaria para alcanzar los objetivos de facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y servicios públicos en forma segura a través de internet, así como procurar la gradual despapelización y mayor eficiencia del Estado en la gestión de sus recursos y la prestación de sus servicios.

Por otro lado, se advierte que el cambio tecnológico debe ir acompañado de un cambio en la forma de gestión y para ello es necesario promover nuevas competencias para el desarrollo del trabajo digital y sus elementos esenciales, los que deben estar expuestos y definidos en la norma.

Por último, el proyecto valora los beneficios que provee el uso de las TIC en la gestión de la información, esto es la celeridad, la economía de recursos, la posibilidad de estudio de datos y la despapelización, entre otros. También tuvo en cuenta la necesidad de generar un sistema de comunicación confiable entre las partes. La puesta en marcha del procedimiento de notificación electrónica, contempla la adaptación e interoperabilidad exigidos según el procedimiento y trámite. Se plantea un espacio virtual de notificaciones con el objetivo que las personas humanas o jurídicas puedan acceder a todas sus notificaciones, contemplando las medidas esenciales para una notificación fehaciente. Contempla como disposiciones finales, la entrada en vigencia y su aplicación inmediata.

Detalles

En cuanto al Domicilio Electrónico, se precisa que los titulares de un derecho subjetivo y/o interés no reprobado por ley deberán en su primera presentación constituir un domicilio real y una dirección de correo electrónico en la cual se notificarán los actos que se dicten o las medidas que se dispongan en los procesos en los que intervengan.

En tanto, las notificaciones y/o comunicaciones que deban practicarse a cualquier persona que sea parte en el expediente administrativo, serán realizadas en el domicilio electrónico. La Administración dejará constancia de la expedición, fecha y contenido del acto notificado. Se advierte además que siempre que esté disponible el uso de la notificación electrónica; no se podrá utilizar la notificación en formato papel, salvo que existieren razones fundadas en contrario, las que deberán ser asentadas en el sistema por la autoridad interviniente.

Se precisa también que la presente ley entrará en vigencia a partir de los quince (15) días de su publicación y será de aplicación inmediata en todo trámite administrativo que se inicie a partir de ese momento.

Fundamentación

Para la Ley de Implementación y Utilización de Expediente Electrónico, hubo una serie de antecedentes. Es el caso del Manual de normas y procedimientos para aplicar a los expedientes que propuso la Dirección de Informática. Con posterioridad, entre los pilares en los que se asienta la implantación de la Administración electrónica en la Provincia de Entre Ríos, está la designación del Ministerio de Gobierno y Justicia las funciones de disponer, organizar y gestionar un sistema administrativo especial para los asuntos inherentes al Poder Ejecutivo y de Gabinete.

Luego hay una serie de adhesiones a reglamentaciones nacionales en el mismo sentido, entre ellas la que dispone la instrumentación y operatividad en todos sus términos autorizando el empleo de la Firma Digital en todas las dependencias del sector público provincial y establece que el Ministerio de Gobierno será la Autoridad de Aplicación y Ejecución de la ley provincial.

Posterioremente, se aprueba Plan de Modernización del Estado Nacional y tiene como objetivo colaborar con las administraciones públicas provinciales y municipales las cuales podrán adherir al Plan e implementarlo en sus respectivas jurisdicciones. El Decreto Nº 3133/2017 MGyJ aprueba el Plan de Modernización del Estado Provincial, cuyo objetivo principal es propiciar un cambio cultural en la Administración Pública que supere la lógica de una gestión operativa basada en normas rígidas y supeditadas al proceso presupuestario.